Targemad inimesed on kokku arvutanud, et igapäevase töö käigus jätab iga töötaja keskmiselt kasutamata kuni 600 prinditud lehte aastas. See tähendab siis, et ta prindib midagi välja aga seda tegelikult vaja ei ole. Kui sina oled see kes selle lõbu peab kinni maksma, siis teeb ilmselt tigedaks küll.
Aga printimine Sinu firmas ei peaks olema ei ebavajalik kulu ega mõttetu raha raiskamine. Printimine on töö tegemiseks vajalik, tihti ainuvõimalik ja õige lähenemise korral ka kõige odavam viis informatsiooni edastamiseks, kaasa mõtlemiserks ja küsimuste lahendamiseks. Tihti tulevad parimad mõtted pähe just siis kui sul on lugemiseks paber.
Aga kuidas siis tagada, et vajalik töö etapp ei muutuks mõttetuks kulutamiseks?
Selleks on esiteks väga oluline teada saada millised on Sinu tegelikud printimiskulud ja mille eest Sa päriselt maksad. Toon lihtsa näite elust enesest. Tihti prinditakse midagi välja ja ei minda sellele kohe järele. Hiljem aga unustatakse, sest tööd on alati palju ja materjal rändab paremal juhul prügikasti, halvemal juhul aga kellegi kätte kellel seda infot vaja ei olegi. Sellisel moel raiskabki iga töötaja keskmiselt kuni 600 lehte aastas.
Kuidas aga sellist üleliigset printimist vähendada ja süsteemi tõhusalt hallata?
Alustuseks tuleb silma peal hoida, et kõik mis printerist välja tuleb läheb ka alati kasutusse. Seda saab teha rakendades meetme mis nõuab, et kasutaja oleks dokumendi välja printimise ajal seadme kõrval. Selline reegel lubab kasutajal printida arvutist printerisse oma arvutist nagu ikka aga väljastab töö printerist alles siis kui kasutaja on ise printeri kõrval, selliselt saad koheselt vältida prinditud dokumentide kuhjumist ja vedelema jäämist.
Teiseks on võimalik seadistada süsteem kontrollima seda millistel juhtudel ei ole näiteks vaja kasutada värvilist printimist, kuna värviline printimine on reeglina neli korda kallim kui must-valge. Samuti on võimalik kontrollida printimise kvaliteedi sätteid, rakendada lubasid mis piiravad printimise mahtu ja ühepoolset printimist või kõrge eraldusvõimega printimist. Kõike seda saab teha kasutades haldustööriistu mis võimaldavad jälgida iga töötaja printimist.
Administraator saab sobiva tööriistaga luua ja konfigureerida erinevaid kasutajaprofiile, milles on võimalik määrata printimiskvoodid, piirata värvilist printimist ja konfigureerida funktsioone millele iga registreeritud kasutaja juurde pääseb.
Kolmandaks on võimalus kasutada nö. “pull-printing” võimalust kus kasutaja prindib oma dokumendi küll arvutist välja, kätte saab aga mistahes ettevõtte printerist just siis kui vaja, identifitseerides ennast valitud printeri juures PIN-koodi, parooli, kaardi või telefoniäpi abil. Sellisel moel väljastatakse dokumendid turvalisuse tagamiseks ainult siis kui nende omanik on printimisseadme ees.
Kui on vaja printida ja seda on pahatihti vaja, tuleb seda teha maksimaalselt kokkuhoidlikult minimeerides kulusid ja vähendades raiskamist optimeerides mitte ainult kassettide kohaletoimetamist vaid luues terviklik haldussüsteem. Selline protsesside õige haldamine vähendab printimiskulusid kuni 30%.
Vaata täpsemalt kuidas Officeplus aitab sul printimiskeskkonda optimeerida PaperCut tarkvara abil.